BAZA ZNANJA

Kurs: -- Menadžment ljudskih resursa

Modul: Planiranje i selekcija ljudskih resursa

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Analiza posla i sistematizacija radnih mesta

Analiza posla

Pod analizom radnih mesta podrazumevamo proces prikupljanja svih relevantnih informacija o zadacima i odgovornostima na određenom radnom mestu, uključujući i stručne i psihofizičke sposobnosti i veštine koje se postavljaju pred izvršioce.

Analiza radnih mesta u cilju utvrđivanja zahteva posla obuhvata:

• izradu mernih instrumenata za analizu radnih mesta (najčešće upitnik),
• Intervjue sa neposrednim rukovodiocima i radnicima u cilju dobijanja relevantnih podatakakarakteristikama i zahtevima radnih mesta, i
• opservacije načina obavljanja posla zaposlenih na određenim radnim mestima.

Osnovni rezultati procesa analize radnog mesta su:

• opis aktivnosti koje se vrše na određenom radnom mestu, i
• definisanje potrebnih kompetencija za obavljanje poslova na tim radnim mestima.

Sve informacije dobijene u procesu analize radnog mesta mogu se grupisati u dve kategorije:

• informacije o sadržaju posla, i
• informacije o izvršiocu posla.

Opis posla (radnog mesta) je pisani dokument koji opisuje aktivnosti koje se obavljaju na određenom radnom mestu. On može da sadrži i informacije o opremi, instrumentima i uređajima koji se koriste na tom radnom mestu, kao i radne uslove u kojima se dati posao obavlja.

Opis kompetencija potrebnih za određeno radno mesto predstavlja specifikaciju znanja, veština, sposobnosti i drugih ličnih karakteristika neophodnih za uspešno obavljanje konkretnog posla. Reč je o izradi profila uspešnog izvršioca posla. Taj profil ima dve dimenzije – profesionalnu i psihološku.

• Profesionalnii profil: odnosi se na potrebna znanja i veštine, koje zahteva uspešno obavljanje poslova u kompaniji.
• Psihološki profil: odnosi se na potrebne intelektualne sposobnosti, karakteristike ličnosti, interesovanja i motivaciju koju zahteva uspešno obavljanje nekog posla.

U okviru razmatranja kompetencija potrebnih za određeno radno mesto, neophodno je utvrditi minimalne uslove koji garantuju uspešnost na njemu.

U procesu analize posla utvrđivanje obrazovnog profila koji predviđa uspeh na poslu je znatno lakši posao od psiholoških zahteva. Za dobijanje tako važnih informacija koriste se dve metode: metoda procene i empirijska metoda.

• Metoda procene: reč je o proceni stručnjaka koji dobro poznaju posao. Oni bi trebalo da naprave popis svih osobina koje su relevantne za obavljanje određenog posla.
• Empirijska metoda: ogleda se u utvrđivanju potrebnih osobina koje imaju uspešni radnici u odnosu na neuspešne. Zaposleni koji obavljaju određeni posao rade bateriju testova ličnosti i sposobnosti kako bi se utvrdilo koje karakteristike razlikuju uspešne od neuspešnih.

Pojmovi koji se koriste u analizi posla

U analizi poslova postoji hijerarhijska lestvica pojmova:

• element - je najmanja komponenta radne aktivnosti;
• zadatak -  je posebna aktivnost koja se obavlja radi postizanja nekog cilja;
• dužnost -  je određeni broj usko povezanih zadataka iz koje proističe odgovornost;
• odgovornost - je obaveza izvršavanja određenih zadataka i preuzimanje određene dužnosti;
• pozicija - je skup zadataka, dužnosti i odgovornosti koje čine ukupno radno zaduženje, odnosno posao pojedinca;
• posao - je skup pozicija koje su dosta identične s obzirom na njihove glavne i značajne zadatke, i mogu se obuhvatiti jednom analizom posla;
• porodica poslova - je skup poslova koja traži iste ili slične osobine izvršioca;
• radno mesto - je deo radne sredine na kojem izvršilac u kompaniji obavlja konkretan posao, sa konkretnim sredstvima i uređajima za rad. To je najmanji pojam organizacione strukture;
• zanimanje - je opšti pojam za čitav niz srodnih poslova koji se obavljaju u različitim organizacijama (na primer, lekar urolog, šef marketinga...),
• karijera - je skup poslova ili zanimanja koje određena osoba obavlja tokom svog radnog veka.

Primer analize posla:

Naziv posla: menadžer prodaje proizvoda visoke tehnologije
Lokacija: Beograd
Odgovornost: višem menadžeru prodaje
Njemu odgovorni: dva pomoćnika prodaje
Kratak opis posla: savetovanje i pomaganje kupcima u izboru, prilikom kupovine računarskog hardvera i softvera. Prodaja i organizacija isporuke kupljene robe. Uspešna prezentacija i prodaja što većeg broja proizvoda.

Radni uslovi:
Prijatno poslovno okruženje u prijatnom i svrsishodno uređenom prostoru u centru. Plata: 60.000, dinara mesečno, plus  dva procenta od ukupne mesečne prodaje. Isplata: dva puta mesečno. Radi se šest dana u nedelji. Dužina odmora propisana zakonom.

Sadržaj posla:

• savetovanje kupaca o hardveru i softverima
• vršenje prezentacije opreme i programa
• savetovanje kupaca o različitim modelima plaćanja
• vršenje obračuna za plaćanje
• organizovanje isporuke kupljene robe
• odgovaranje na pitanja i reagovanje na probleme kupaca nakon prodaje
• ažuriranje kompjuterizovanog sistema zaliha
• proveravanje da li pomoćnici i drugi podređeni obavljaju sve dužnosti iz opisa posla
• praćenje uspešnosti pomoćnika i drugog podređenog osoblja
• savetovanje, obučavanje i ocenjivanje rada podređenih
• redovno kontaktiranje sa odeljenjem za isporuke i menadžmentom kompanije
• mesečno izveštavanje menadžmenta o realizovanoj prodaji
• sačinjavanje plana realizacije prodaje za naredne mesece
• obaveštavanje višeg menadžmenta o problemima koje ne može neposredno da reši

Potrebne kompetencije:

• poznavanje strukture i performansi hardvera
• poznavanje sadržaja i načina korišćenja softvera
• poznavanje načina rada u maloprodaji
• poznavanje finansija
• poznavanje načina korišćenja informacionog sistema preduzeća
• poznavanje metode lične prodaje
• posedovanje veštine komuniciranja
• poznavanje engleskog jezika

Neophodni uslovi:
minimum srednja stručna sprema (SSS), znanje o informacionim tehnologijama, poznavanje stranog jezika, radno iskustvo od tri godine na sličnim poslovima.

Druge informacije: postoji mogućnost napredovanja za menadžera radne jedinice na drugoj
lokaciji, što zavisi od uspešnosti.

Kakav je značaj analize posla za kompaniju

Analiza poslova je osnovna podloga za obavljanje gotovo svih zadataka i funkcija upravljanja
ljudskim resursima u kompaniji. Ona je neophodna jer:

• služi kao osnov za definisanje kriterijuma na osnovu kojih se vrši selekcija zaposlenih za određeno radno mesto;
• služi kao osnov za definisanje psiholoških mernih instrumenata koji će se koristiti prilikom selekcije zaposlenih;
• pomaže menadžerima u definisanju dužnosti, aktivnosti i odgovornosti zaposlenih;
• služi kao podloga za korekciju ponašanja zaposlenih;
• obezbeđuje zaposlenima informaciju o tome šta se od njih očekuje na konkretnom radnom mestu;
• definiše sistem odgovornosti;
• definiše odnose nadređenosti i podređenosti:
  • definiše relativnu vrednost posla i sistem nagrađivanja;
  • služi kao osnov za kreiranje razvoja karijere u kompaniji,
  • predstavlja osnov za pravljenje sistematizacije radnih mesta.

Sistematizacija radnih mesta

Na osnovu definisanih ciljeva i neophodnih kadrova za postizanje tih ciljeva, vrši se organizovanje kadrova u posebne organizacione strukture. Postoji nekoliko modela organizacionog strukturiranja: funkcionalni model, divizioni model i matrični model. U našim uslovima najčešći je funkcionalni model, koji odlikuje funkcionalna podela rada, grupisanje sličnih aktivnosti, vertikalna koordinacija u cilju usaglašavanja aktivnosti i centralizovano odlučivanje. Iz organizacione šeme proističe sistematizacija koja se donosi posebnim aktom, tzv. Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta, a koji sadrži definisanu unutrašnju organizaciju, sistematizaciju radnih mesta, opisuje strukturu i broj izvršilaca, uslove za zasnivanje radnog odnosa (opšte i posebne), raspoređivanje zaposlenih, ovlašćenja i odgovornosti, zaštitu prava zaposlenih... Na osnovu ovog dokumenta, svakom zaposlenom prilikom zasnivanja radnog odnosa izdaje se rešenje o raspoređivanju na određeno radno mesto sa svim pravima i obavezama koje mu pripadaju.

Primer organizacione šeme

Pred vama se nalazi jedan primer organizacione šeme koji je preuzet sa linka:

http://www.mfin.gov.rs/UserFiles/File/o%20ministarstvu/Shema%2025_11_11.pdf 

 
Slika 1: Organizaciona šema Ministarstva finansija