BAZA ZNANJA

Kurs: - Efektivno pregovaranje

Modul: Osnovi pregovaranja

Autor: Silvija Savić

Naziv jedinice: Najvažniji elementi pregovaranja

Uvod u elemente pregovaranja

Svako pregovaranje se sastoji od nekoliko elemenata. Ovi elementi značajno utiču i na uspeh pregovora, pa je neophodno pojedinačno obrazložiti svaki od njih i njegovo mesto u pregovaranju, kako bi imali uvid u celokupan sistem pregovaračkog procesa. Elementi pregovaranja mogu biti:

• subjekti pregovaranja (pregovarači),
• predmet pregovaranja (tema o kojoj razgovaramo),
• okruženje (mesto, vreme),
• način pregovaranja (usmeno, pismeno, telefonski),
• background (pozadinu pregovaranja) itd.

Set ovih elemenata predstavlja pregovaranje. Za uspeh pregovaranja važno je brižljivo vođenje računa o svakom pojedinačnom elementu. Tako na primer, ako smo u poziciji da biramo, uvek ćemo u pregovore poslati osobu koja je najadekvatnija za sagovornika, za datu oblast, priliku, vrstu korespodencije itd. Npr. ukoliko neko od naših zaposlenih ima visoko kvalitetne veštine pisane korespodencije, a nesiguran je u javnom nastupu, ovu osobu možemo iskoristiti za pismeno pregovaranje. Isto tako, kada je reč o predmetu pregovaranju uvek ćemo naravno voditi računa o ekspertizi onih koji učestvuju u pregovorima i njihovim poznavanje teme o kojoj se vode pregovori. Kada je u pitanju okruženje, ako smo u prilici da možemo da utičemo na njega, svakako ćemo se potruditi da setting namestimo onako kako nama odgovara i kako se osećamo ugodno. Forma pregovaranja, to jest da li je pismena, usmena ili telefonska, zavisi od mnogo faktora, te je važno izabrati onaj koji će nama biti idealan za datu priliku. Pozadina predgovora je važan faktor jer u velikoj meri određuje trenutnu situaciju. Važno je poznavati prilike koje su dovele do pregovaranja, istoriju saradnje/nesaradnje, druge dogovore i interese koje imamo sa sagovornikom itd. Svi ovi faktori utiču na pregovaranje.
Za razumevanje pregovaračkog procesa, osim elemenata, koje ne smemo da ispustimo, svako pregovaranje sačinjeno je od nekoliko faza. Te faze su: pripremna faza, prvi susret, pregovaranje, zatvaranje pregovora i povratna informacija.

Pripremna faza

Pripremna faza predstavlja prvi, a neki kažu i najvažniji korak u pregovaranju. Kako sama reč kaže u ovoj fazi se pripremaju pregovori. Dobar pregovarač pre pregovora mora prikupiti sve podatke o tematici pregovora, o sagovornicima, o dosadašnjoj saradnji sa njima, o njihovim navikama, hobijima (ako je u prilici, naravno), šalama i citatima koji im se mogu svideti itd. Najjače oružje pregovarača su argumenti i fakti kojima ćemo pridobiti svoje sagovornike, pa je neophodno sistematično prikupljati sve podatke i voditi beleške koje nam kasnije mogu biti od pomoći. Profesionalni pregovarači beleže sve zanimljivosti na koje naiđu, pa ih selektivno koriste u svrhe pregovaranja. Takođe, nekada prilikom pripreme, jako korisno može biti i hvatanje i beleženje sopstvenih misli, jer nam ovo može koristiti kada nismo u situaciji da nešto formulišemo na pravi način.

Jedna od tehnika koja nam u bilo kojoj situaciji može pomoći da se dobro pripremimo za pregovore je tzv. SWOT analiza. Ona se koristi za potrebe strateškog planiranja, obabira prave strategije i analize situacije. Zbog toga je u svrhe pregovaranja koristimo u pripremnoj fazi, kada pravimo strategiju pregovaranja. SWOT predstavlja akronim 4 ključne engleske reči koje predstavljaju elemente koje analiziramo. To su:

          S - Strengths → snage 
         W - Weaknesses → slabosti
          O - Opportunities → prilike
          T - Threats → pretnje

SWOT analiza je subjektivna kvalitativna metoda kojom analiziramo spoljašnje i unutrašnje činioce koji utiču na neku situaciju u kojoj se nalazimo, uzimajući u obzir. Može se raditi u različitim prilikama, ali je za naše lično razumevanje pozicije u kojoj se nalazimo u pregorimama ključna. Ona nam pomaže da razumemo sopstvene prednosti i snage, ali i uvidimo slabosti i mane. Na taj način, u koliko smo iskreni imamo potpuno realnu sliku o sebi, što je prvi siguran korak ka uspešnom pregovaranju.

SWOT analiza kao što možete videti na datoj slici (slika 1), ima zadat format koji popunjavamo analizirajući naše kapacitete.

Prvi susret

Pregovori započinju u onom trenutku kad ste se pojavili u vidnom polju svojih sagovornika (vaš izgled, vaše kretnje i oblačenje ostvaruju prvi kontakt sa sagovornikom). Na osnovu prvog utiska kreira se ambijent u kome će se voditi pregovori. Zbog toga ovo predstavlja posebnu fazu u pregovaranju i biće pažljivo analizirana. Pre svega, da biste ostavili dobar prvi utisak morate maksimalno iskoristiti malo vremena koje vam je na raspolaganju. Pregovor se zasniva na komunikaciji, kako rečima, tj. zvukom, tako i pokretima, facijalnim ekspresijama, grimasama, govorom tela, dodirom itd. Neka istraživanja pokazuju da se simpatije usled prvog susreta nastaju uglavnom zbog prijateljskog izraza lica (55%), prijatnog glasa (38%) a tek malim delom zbog onog što je izgovoreno (7%). Istraživači tvrde da se prvi utisak stiče u roku od tri sekunde od prvog susreta. U ovom kratkom periodu pojava, govora tela, maniri i izgled formiraju prvi utisak o osobi. Ovaj utisak nije moguće poništiti, preokrenuti, on postaje okvir kroz koji se posmatrana osoba i njeni sledeći koraci procenjuju. Upravo to prvi utisak čini izuzetno važnim. Preduslov za dobar prvi utisak je poštovanje manira dobrog poslovnog ponašanja. Naravno postoji bezbroj praktičnih saveta kako se pripremiti da bi ostaviti dobar prvi utisak, ali osnovni principi i pravila o kojima treba voditi računa su:

• Poštovanje vremena (doći nekoliko miniuta pre zakazanog sastanka)
• Prikladno odevanje (u zavisnosti od prilike, mesta susreta i teme, obući adekvatno odelo - voditi računa da se u njemu osećate udobno)
• Adekvatno kulturno predstavljanje (jasno, glasno izgovoriti ime, prezime, funkciju - poželjno je imati vizit kartu)
• Otvorenost i inicijativa za neformalan razgovor (pokrenuti neku neformalnu temu npr. o vremenu, pozitivne, duhovite teme koje će otkraviti početnu neprijatnu tenziju)
• Pozitivan stav i osmeh (umereno se smešiti)
• Radoznalost i aktivno slušanje sagovornika (upitni pogled, potvrdno klimanje glavom itd.)
• Smirenost i samopouzdanost (ne dopustite da vaše reči budu nabijene emocijama, zadržite smireno, profesionalno držanje)
• Izgradnja poverenja (kontakt očima, rukovanje)
• Imati pripremljene ključne reči koje želite da ostanu upamćene (pripremite reči koje želite da sagovornik ne zaboravi nakon razgovora)

Pregovaranje

Pregovori su najčešće, bez obzira na veštine i iskustvo pregovarača, jako iscrpljujući. Postoje različiti razlozi koji vas mogu dovesti u situaciju da izgubite trag svojoj argumentaciji i jasnoću koncepta sa kojim ste došli. Ovo je i najrizičniji trenutak pregovaranja, koji vas lako može uvesti u neuspeh. Pre svega važno je da u svakom trenutku zadržite jasnoću koncepta koji izlažete, da znate šta i zbog čega iznosite i gde sa tim želite da stignete. Ovo je verovatno i najteži deo jer obuhvata spektar stvari koji se nisu uslovljeni nekim urođenim veštinama. Jedini način da predupredite ovu situaciju prilikom pregovora je da se dobro pripremite, što će automatski uticati i na vaše samopouzdanje. Takođe, važno je da na sastanak dođete odmorni i da tokom pregovora budete fokusirani na temu, i ne razmišljate o drugim stvarima. Preslišavajte se u sebi s vremena na vreme, šta je vaš cilj i zbog kako želite do njega da dođete. To će vam pomoći da u svakom trenutku proverite da li ste na pravom tragu.

Zatvaranje

Kao i svaki proces pregovaranje ima svoj početak, razradu, kulminaciju i zaključak ili zatvaranje. Neiskusnim pregovaračima često se može desiti da ovaj poslednji ali ne i zanemarljiv deo, zaborave. Da bi vaši pregovori zaista bili uspešni, morate se potruditi da ih zatvorite na valjan način. Ovo je i prilika da još jednom potvrdite šta je sve dogovoreno. Dakle, važno je ponoviti ključne zaključke pregovora i dogovorene rezultate. Bez obzira koliko uzbuđeni bili, vodite računa da zadržite smirenost i prijatnost, zahvalite se sagovorniku na vremenu i uloženom trudu. Uvek je poželjno pregovaranje završiti u obostranom dobrom raspoloženju.

Feedback

U zavisnosti od pregovora, može se desiti da ste u prilici da očekujete, ili treba da date neku vrstu povratne informacije. Potrudite se da ukoliko to od vas zavisi, to uradite na vreme, dakle u razumnom roku od sastanka. Čak i ako niste u situaciji da je to obaveza, pošaljite kratko, ljubazno pismo - komentar na sastanak koji ste imali. To govori o vašem profesionalizmu i ozbiljnosti, a kod sagovornika će ostaviti dobar utisak o vama.