BAZA ZNANJA

Kurs: - Finansijski menadžment

Modul: Investiranje i informacioni sistemi finansija

Autor: Test Instruktor

Naziv jedinice: Informacioni sistem finansija i računovodstva

Izgradnja informacionog sistema

Izgradnja informacionog sistema (IS) predstavlja proces tokom kog se utvrđuju, sistematizuju i definišu informacioni tokovi i procedure koji su potrebni za odvijanje efikasnog poslovnog procesa u preduzeću. U principu ovaj proces ima nekoliko faza i to:

• definisanje informacionog sistema
• postavljanje ciljeva izgradnje informacionog sistema
• utvrđivanje postupaka izgradnje informacionog sistema

Informacioni sistem finansija i računovodstva čine programi, podaci i organizacija.

Ciljevi izgradnje informacionog sistema finansija i računovodstva

Postavljanje ciljeva izgradnje informacionog sistema podrazumeva usaglašavanje postupaka i potreba informacionog sistema sa ciljevima poslovanja preduzeća i obuhvata sledeće:

• informacioni sistem se mora u potpunosti prilagoditi organizacionom sistemu preduzeća
• poboljšavanje iskorišćenosti ljudskih potencijala
• obezbeđivanje kvalitetnih i ažurnih informacija za donošenje odluka
• sticanje konkurentskih prednosti
• skraćivanje proizvodnog ciklusa
• pojednostavljivanje poslovnih procesa
• nov informacioni sistem - obnova organizacionog sistema
• povraćaj uloženih sredstava u sistem u najkraćem mogućem vremenu

Postupci izgradnje informacionog sistema

Osnovni postupci izgradnje informacionog sistema finansija i računovodstva utvrđuju se planski i njiihova realizacija obuhvata sledeće faze:

• izrada nacrta uvođenja informacionog sistema
• uvođenje standardne verzije
• prenos podataka
• osnovno školovanje
• izrada ispravki i dorada sistema

Nacrt uvođenja informacionog sistema

Nacrt uvođenja informacionog sistema predstavlja u stvari idejni projekat njegovog koji treba da sadrži sledeće postupke:

• definisanje načina upotrebe informacionog sistema
• popisivanje osnovnih procesa i odgovornosti za podatke
• definisanje prenosa podataka
• definisanje prilagođenja, dorade, veze sa drugim programima ili informacionim sistemima
• definisanje terminskog plana izgradnje informacionog sistema

Načini održavanja informacionog sistema

Održavanje informacionog sistema je veoma značajno jer se mora obezbediti njegovo kontinuirano funkcionisanje tako da se sa izvođačem informacionog sistema mora ugoviti način i obim usluga održavanja.

• Održavanje obuhvata:
  • nove verzije programske opreme
  • pomoć korisnicima
  • otklanjanje grešaka (program, baza podataka)
  • izrada zakonskih promena
  • savetovanje i drugi dodatni poslovi
     
• Korisnička pomoć (koja je takođe veoma važan način održavanja a podrazumeva neposrednu pomoć korisnicima preko informacionog portala koji postavlja izvođač informacionog sistema ili informatički sektor ukoliko on postoji u okviru preduzeća)

Nabavka kao deo informacionog sistema finansija

Sama nabavka podrazumeva aktivnosti i dokumenta koji utiču na poslovne promene i koji se moraju pratiti i evidentirati a bitni su za finansije i računovodstvo, kao na primer narudžbenice materijala, usluga i slično. Nabavka ima veći broj izvora informacija zavisno od sistema planiranja materijalnih potreba.
 
U trgovinskim preduzećima kao izvor informacija nabavke služe prodajni dokumenti ili izveštaji o prodaji, na osnovu kojih se formiraju nabavni nalozi a nakon formiranja naloga za nabavku oni su izvorni dokumenti za ostala knjiženja.

U proizvodnim preduzećima iz prethodnih dokumenata mogu se generisati zahtevi za nabavku, ali moguće je i ručno unošenje zahteva.
 
S obzirom na karakteristike materijala ili proizvoda, nabavka će se opredeliti na koji način će se odvijati nabavni postupak.

Prodaja i marketing kao deo informacionog sistema finansija

Modul prodaja i marketing podrazumeva unošenje podataka od značaja za finansijsko poslovanje i računovodstvo.

• informacioni sistem treba da ima veoma široke mogućnosti u pogledu formiranja cene u odnosu na partnera, valutu, tip poslovanja, da omogući i izradu cenovnika prema klasama s fiksnim i varijabilnim delom cene
• informacioni sistem treba da podržava i  sistem za formiranje popusta (rabata) i kasa skonta koji omogućavaju dodatne robne, vremenske i količinske popuste.
• program treba da je opremljen i alatima za  pojedinačne i grupne kalkulacije prodajne cene
• fakturisanje mora biti jednostavno, uz mogućnost da se obavlja pojedinačno ili periodično (zbirno)

Informacioni sistem u proizvodnji

Informacioni sistem finansija treba da omogući izradu dinamičnih kalkulacija i predkalkulacija. U zavisnosti od vrste poslovanja, u proizvodnji se mogu lansirati:

• jednostavni ili grupni radni nalozi
• režijski radni nalozi
• nalozi za izvršene usluge

Pored toga, informacioni sistem finansija u svom proizvodnom delu mora da omogući:

• praćenje, obračun i analizu radnih naloga
• izradu strateških, godišnjih, kvartalnih i mesečnih planova, detaljnih ili ukupnih kao i da  omogućava praćenje i realizaciju istih
• pregled raspoloživosti, izračunavanje materijalnih potreba i potreba za drugim resursima, kao i fino (grafičko) terminiranje proizvodnje