BAZA ZNANJA

Kurs: - Tabelarne kalkulacije (Excel)

Modul: Uvod u Microsoft Excel 2010

Autor:

Naziv jedinice: Grafički interfejs Microsoft Excela 2010

Microsoft Excel 2010 je integralni deo Microsoft Office 2010 Suite paketa i namenjen je kako osnovnoj, tako i naprednoj upotrebi tabelarnih kalkulacija. Ovaj kurs će nas uvesti u osnovne veštine neophodne u svakodnevnom radu, kao što su kreiranje i korišćenje radnih listova i radnih knjiga, upotreba matematičkih formula i funkcija, rad sa grafikonima i dijagramima, itd. Microsoft Excel 2010 je integralni deo svih edicija Microsoft Office 2010 izdanja, i to Office Home and Student, Office Home and Business, Office Standard i Office Professional. Inače, sam program, ili, bolje rečeno, edicije Office 2010 je moguće instalirati na nekoliko vrsta operativnih sistema — Windows XP Professional SP3, Windows Vista SP1, Wiindows 7, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2008 i novije. Da bismo koristili i naučili sve mogućnosti ovog punokrvnog programa za tabelarne kalkulacije, za početak je neophodno da se upoznamo sa njegovim radnim okruženjem, alatima i opcijama, jednostavnije rečeno — sa grafičkim interfejsom.

Sam program je moguće pokrenuti (startovati) na nekoliko različitih načina ali najčešće korišćeni način je klikom na prečicu programa na Start meniju, putanjom: Start menu > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel 2010. Program možete pokrenuti i kreiranjem pripadajuće prečice na desktopu računara, ako se program često koristi u svakodnevnom radu. Na sledećoj slici je dat primer pokretanja programa korišćenjem prečice na Start meniju...

Nakon pokretanja programa otvara se glavni prozor, nudeći sve svoje mogućnosti i alate na lak i dostupan način, prilagođen potrebama krajnjih korisnika. Moram napomenuti da je omogućeno podešavanje radnog okruženja glavnog prozora programa prema ličnim potrebama korisnika, što dodatno olakšava i ubrzava rad sa samim programom i njegovim alatima. Glavni prozor programa sadrži nekoliko celina: Ribbon, Quick Access toolbar, Tabove, Radne površine, Status bar i pomoćne alate za pregled, editovanje i štampanje dokumenata. Na slici je dat pregled celina Microsoft Excel 2010 programa...

Šta je šta? Počećemo od celine Ribbon, koja predstavlja deo iznad radne površine, u kom su prikazani najčešće korišćeni alati i opcije, logički grupisani na osnovu zadataka slične prirode koju bi trebalo da izvrše. U direktnoj su vezi sa Tabovima, tako da prilikom klika na određeni tab u Ribbonu dobijamo pripadajuće alate tog taba, na primer: klikom na tab Insert, Ribbon nam daje prikaz alata namenjenih unosu različitog sadržaja u sam dokument  (slika, tabela, hiper-linkova, grafikona, hedera i futera i drugih). Svi imaju jednu zajedničku osobinu — omogućavaju unos dodatnog sadržaja u sam dokument. Na slici je dat primer Ribbon opcije...

Pošto su Tabovi u direktnoj korelaciji sa Ribbon celinom, prirodno je da sa njima nastavimo priču. Tabovi su nalaze na vrhu Ribbona i grupisani su u logičke celine prema prirodi zadatka koje bi trebalo da izvrše, kao što smo ranije spomenuli. Na taj način je omogućeno da se svi dostupni alati koriste na najefektniji mogući način, olakšavajući rad i kretanje kroz opcije programa samih korisnika. Ima ih nekoliko: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View. Postoji i tab Add-Ins, kog nema prilikom same instalacije programa, ali se pojavljuje prilikom naknadne instalacije nekog od dodatnih programa (na primer Acrobat Professional i drugih) ili koda napisanog da izvršava određenu radnju prilagođenu potrebama korisnika ili kompanije. Na sledećoj slici je dat primer izgleda Tabova...

Home tab

Klikom na Home tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za unos i obradu teksta i formatiranje dokumenta, pri čemu je izvršena podela po odeljcima: Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells i Editing. Moram napomenuti da je Home tab defoltni tab, što praktično znači da će se prilikom svakog startovanja Microsoft Excel 2010 programa startovati sa alatima Home taba. Na slici je dat primer odeljaka Home taba...

• Odeljak Clipboard namenjen je radu prilikom kopiranja i prenošenja informacija
• Odeljak Font omogućava rad sa alatima namenjenim odabiru tipa fonta, njegove veličine, opcija i izgleda.
• Odeljak Alignment namenjen je podešavanju poravnjanja teksta dokumenta
• Odeljak Number namenjen je korišćenju matematičkih i logičkih funkcija
• Odeljak Styles namenjen je različitim tipovima formatiranja
• Odeljak Cells namenjen je radu sa ćelijama
• Odeljak Editing namenjen je radu sa sadržajem ćelija u smislu popunjavanja, brisanja, sabiranja, itd.

Insert tab

Klikom na Insert tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za unos dodatnog sadržaja u sam dokument (slika, tabela, grafikona, simbola, itd). Takođe je izvršena podela na odeljke: Tables, Illustrations, Charts, Sparklines, Filter, Links, Text i Symbols. Na slici je dat primer odeljaka Insert taba...

• Odeljak Tables namenjen je unosu tabela u sam sadržaj dokumenta
• Odeljak Illustrations namenjen je unosu dodatnih oblika i sličica u sam dokument
• Odeljak Charts namenjen je radu sa grafičkim prikazom dijagrama i grafikona
• Odeljak Sparklines namenjen je radu sa opcijama grafikona
• Odeljak Filter namenjen je radu sa unutrašnjim vezama dokumenta
• Odeljak Links namenjen je unosu linkova, kako ka spoljašnjem, tako i ka unutrašnjem sadržaju dokumenta
• Odeljak Text namenjen je unosu dodatnih opcija teksta (tekstualnih okvira, potpisa i drugih)
• Odeljak Symbols omogućava unos dodatnih tekstualnih simbola u tekst dokumenta, kao i različitih oblika jednačina

Page Layout tab

Klikom na Page Layout tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za definisanje izgleda dokumenta, pri čemu se omogućava korišćenje i kreiranje tema, margina, veličine papira, kolona, okvira stranica, opcije poravnanja sadržaja, itd. Podela na odeljke je urađena tako da sadrži: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options i Arrange odeljke. Na slici je dat primer odeljaka Page Layout taba...

• Odeljak Themes namenjen je korišćenju predefinisanih ili kreiranju novih tema, u smislu izgleda celog dokumenta
• Odeljak Pages Setup namenjen je određivanju strukture dokumenta, u smislu orijentacije papira, definisanja margina teksta, veličine papira, itd.
• Odeljak Scale to Fit omogućava definisanje odnosa veličine u kojoj će biti prikazan dokument
• Odeljak Sheet Options omogućava definisanje opcija pregleda i štampe opcija naslova i rešetki
• Odeljak Arrange omogućava precizno poravnanje sadržaja dokumenta

Formulas tab

Klikom na Formulas tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za rad sa funkcijama, formulama, kalkulacijama, itd. Podela na odeljke urađena je tako da sadrži Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation odeljke. Na slici je dat primer odeljaka Formulas taba...

• Odeljak Function Library omogućava unos i korišćenje predefinisanih setova funkcija
• Odeljak Defined Names omogućava da određenom setu ćelija dodelimo naziv
• Odeljak Formula Auditing omogućava da pratimo i korigujemo unete formule i funkcije
• Odeljak Calculation omogućava funkciju izračunavanja

Data tab

Klikom na Data tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za rad sa podacima, proverom podataka, konekcijom na baze podataka itd. Podela na odeljke je urađena tako da sadrži: Get External Data, Connections, Sort and Filter, Data Tools i Outline odeljke. Na slici je dat primer odeljaka Data taba...

• Odeljak Get External Data omogućava unos podataka iz drugih izvora, kao što je Access, tekstualni fajlovi, internet, itd.
• Odeljak Connections omogućava pregled u upravljanje konekcijama koje koristi radna sveska ili radna knjiga
• Odeljak Sort and Filter omogućava sortiranje i filtriranje podataka
• Odeljak Data Tools omogućava konsolidaciju i proveru podataka
• Odeljak Outline omogućava grupisanje ćelija radi bolje optimizacije

Review tab

Klikom na Review tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za kontrolu dokumenta za proveru gramatike i jezika, opcije automatskog prevoda, unosa dodatnih komentara, praćenje promena u samom dokumentu, kao i mogućnost zabrane menjanja ili editovanja dokumenta. Na slici je dat primer Review tab odeljaka...

• Odeljak Proofing omogućava korišćenje alata za proveru jezika, gramatike i pretragu
• Odeljak Language omogućava prevod dokumenta na druge jezike
• Odeljak Comments omogućava unos dodatnih komentara u dokument
• Odeljak Changes omogućava odbacivanje ili prihvatanje promena u dokumentu, kao i zaštitu dokumenta

View tab

Klikom na View tab u Ribbonu će biti prikazani najčešće korišćeni alati za pregled dokumenta, korišćenje pomoćnih alata programa i kreiranje dodatnih alata koji će omogućiti automatizaciju dela rada u Excelu 2010. Na slici je dat primer View tab odeljaka...

• Odeljak Workbook Views omogućava promenu načina pregleda dokumenta
• Odeljak Show omogućava korišćenje pomoćnih alata programa
• Odeljak Zoom omogućava uveličavanje prikaza dokumenta
• Odeljak Window omogućava rad sa prozorima Excel 2010 programa
• Odeljak Macros omogućava kreiranje i korišćenje makroa

Add-Ins tab

Klikom na Add-Ins tab u Ribbonu će biti prikazani dodatni alati drugih programa i sistema sa kojima Excel 2010 može sarađivati i koristiti. Naravno, potrebno je da i ti programi imaju definisan alat za integraciju u Excel 2010. Na slici je dat primer Add-Ins tab odeljaka...

• Odeljak Menu Commands omogućava korišćenje alata drugih programa integrisanih u Excel 2010

Kao što sam već ranije spominjao, Ribbon je moguće dodatno prilagođavati sopstvenim potrebama i navikama. Prilagođavanje Ribbona se vrši tako što se desnim klikom klikne na prazno polje Ribbona, a zatim iz padajuće liste odabere opcija Customize Ribbon. Do iste opcije je moguće doći i klikom na File tab, zatim klikom na Options i sa ponuđenih opcija odabrati Customize Ribbon. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon klika na Customize Ribbon opciju, pokrenuće se defoltni čarobnjak (prozor) u kom je moguće vršiti promene i Ribbon prilagođavati sopstvenim potrebama. Na slici je dat primer konfiguracionog prozora...

Kao što se vidi iz primera, moguće je menjati kako pojedinačne alate, tako i tabove i grupe. Da bi ste dodali ili uklonili neki alat sa određenog taba, dovoljno je da ga obeležite (označite levim klikom), a zatim klikom na dugme Add ili na dugme Remove dodate ili uklonite sa određenog taba. U sledećem primeru ću opisati način kreiranja novog taba sa prilagođenim alatima i sopstvenim potrebama. U prvom koraku neophodno je kliknuti na dugme New Tab na Customize Ribbon prozoru, pri čemu se u desnoj koloni (Customize the Ribbon) pojavljuje novi tab. Primer je dat na sledećoj slici...

U sledećim koracima ga moramo reimenovati korišćenjem dugmeta Rename, a zatim i dodati alate koje će taj tab sadržati. Na primer, nazvaću ga Printing i u njega dodati alate vezane za štampanje dokumenata iz Excel 2010 programa. Primer je dat na sledećoj slici...
 

Nakon klika na OK dugme, program će kreirati novi tab sa navedenim nazivom, ali bez pripadajućih alata jer ih još uvek nisam definisao. Izgled novo kreiranog Printing taba je dat na sledećoj slici...

U sledećem koraku je neophodno da definišemo naziv grupe alata (odeljka taba), a zatim i da dodamo pripadajuće alate. Reimenovanje grupe, odnosno odeljka radimo na isti način kao što smo to uradili sa reimanovanjem taba — obeležiti grupu, a zatim kliknuti na dugme Rename. Nakon unosa novog naziva, odabira željenog grafičkog simbola i klika na dugme OK program će automatski uraditi promenu naziva grupe. U primeru naziv grupe će biti Print. Primer je dat na sledećoj slici...

Da biste dodali alate u novokreiranu grupu Print, neophodno je da obeležimo grupu Print levim klikom u desnoj koloni prozora, a zatim obeležimo levim klikom željeni alat u levoj koloni prozora. Nakon toga neophodno je kliknuti na dugme Add da bi alat bio dodat u pripadajuću grupu. Postupak ponoviti za svaki alat koji želite dodati u kreiranu grupu. Na slici je dat priimer...

Nakon ovog koraka završili smo proces kreiranja novog taba, novog odeljka i pripadajućih alata. Novokreirani tab dodatno možemo pomerati levo ili desno na tab traci tako što ćemo koristiti dve dodatne strelice (smer gore – dole) sa desne strane Customize Ribbon prozora. Takođe, odčekiravanjem željenog taba na istom prozoru uklanjamo ga sa tab trake, ali samo kao grafički prikaz, da bismo ga skroz uklonili neophodno je sam tab obeležiti i kliknuti na dugme Remove. Na slici je dat primer novog taba sa definisanim alatima...

Quick Access toolbar

Quick Access toolbar je smešten u samom vrhu prozora Excel 2010 programa sa njegove leve strane. Namena ove opcije je da sadrži alate kojima je moguće brzo pristupiti — samo sa jednim klikom. Tu su najčešće smešteni alati za čuvanje dokumenata, opcija povratka koraka unazad ili unapred, kao i mogućnost njegovog dodatnog prilagođavanja tako što se dodaju često korišćeni alati ili uklanjaju oni za kojima ne postoji konstantna potreba. Primer izgleda Quick Access toolbara je dat na sledećoj slici...

Klikom na malu strelicu sa desne strane dobijamo dodatne mogućnosti prilagođavanja Quick Access toolbara, pri čemu je dovoljno čekirati neki od ponuđenih alata ili koristiti opciju Customize da bi oni postali vidljivi i upotrebljivi na njemu. Primer je dat na sledećoj slici...

Status bar

Status bar je smešten sa donje strane glavnog prozora Excel 2010 programa i namena mu je da prikaže informacije o ćelijama koje su obeležene, odnosno prosečnu vrednost unetih brojeva, broj obeleženih ćelija i ukupan zbir. Primer Status bara je dat na sledećoj slici...

 

Sa donje desne strane glavnog prozora Excel 2010 programa dati su pomoćni alati za prilagođavanje pregleda samog dokumenta, kao i mogućnost njegovog uveličavanja. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon ove lekcije upoznali smo se sa grafičkim interfejsom Excel 2010 programa i njegovim mogućnostima. U sledećim lekcijama ćemo se detaljnije upoznati sa alatima i njihovim mogućnostima i kako da ih najbolje iskoristimo u svom svakodnevnom radu, bez obzira na nivo korišćenja samog programa.