BAZA ZNANJA

Kurs: - Tabelarne kalkulacije (Excel)

Modul: Ćelije

Autor:

Naziv jedinice: Dodatne opcije ćelija

Ljudi su svojstveni po tome što se neke stvari mnogo lakše prihvataju i koriste ako su date u vidu nekog grafičkog prikaza, u bojama, itd. a ne samo kao čist tekstualni sadržaj. Ovu svojstvenost je moguće koristiti u radu sa Excel 2010 programom. Ćelije, ili samo njihov sadržaj, je moguće formatirati u različitim bojama. Ova opcija je naročito korisna kod informacija koje su same po sebi slične prirode, pri čemu je prilično teško ostati fokusiran na iste u nekom dužem vremenskom periodu. Uvođenje boja nam pomaže da taj problem umanjimo ili u potpunosti anuliramo. Na sledećem primeru pokušajte brzo da pronađete odgovarajuća imena, prvo u levoj koloni, a zatim u desnoj, pri čemu bi kolona suprotna od one koju trenutno čitate trebalo da bude pokrivena. Razlika je primetna, mada je u primeru dat relativno mali broj informacija. Probajte da ga umnožite sa sto.

aravno da je opciju formatiranja ćelija bojama moguće, i poželjno, koristiti i u drugim situacijama i potrebama (određivanje prioriteta, važnosti, redosleda informacija unetih u radnu svesku).

Sledeći način da ubrzamo i olakšamo rad sa velikim brojem informacija koje se nalaze u radnoj svesci jeste korišćenje opcije Pick from Drop-down list, do koje dolazimo desnim klikom nad ćelijama kolone u nizu, a koje sadrže neke informacije. Na taj način moguće je uraditi promenu sadržaja ćelije ili unos novog. Moram napomenuti da moraju postojati minimalno dve ćelije u nizu koje imaju unete informacije da bi opcija bila i efektivna. Takođe, opcija je funkcionalna samo kada je reč o radu sa kolonama. Rad sa redovima nije dostupan.

U sledećem primeru želimo da izmenimo postojeći sadržaj ćelije D7 korišćenjem opcije Pick from Drop-down liste. Kad kliknemo desnim klikom, nad odabranom ćelijom dobijamo padajuću listu sa dostupnim opcijama. Klikom na opciju Pick from Drop-down list Excel će nam automatski ponuditi listu sa svim informacijama koje se nalaze u ćelijama tog niza. Primer je dat na sledećoj slici...

Klikom na željenu opciju Excel će je automatski i primeniti. Na ovaj način je moguće izmeniti sadržaj svake ćelije kolone u nizu, uključujući i prve prazne ćelije koje prethode nizu i prve prazne ćelije koje se nastavljaju na dati niz. Primer je dat na sledećoj slici...

Sledeća dostupna opcija u radu sa ćelijama jeste opcija Delete, koja nam omogućava brisanje cele ćelije iz radne sveske. Do opcije najlakše dolazimo desnim klikom nad samom ćelijom, a zatim klikom na opciju Delete na padajućem meniju. Nakon toga, Excel 2010 će nam ponuditi načine na koje možemo to da uradimo tako što se u novootvorenom prozoru odabere jedna od ponuđenih opcija brisanja: podići ćelije na levo, podići ćelije na gore, čitav red i čitava kolona. Klikom na dugme OK ćelija će biti obrisana. Primer je dat na sledećoj slici...

U situacijama kada želimo da uklonimo sadržaj ćelije, a da pri tome sama ćelija ne bude obrisana, neophodno je koristiti opciju Clear Contents do koje dolazimo na isti način kao u prethodnom primeru. Excel 2010 će obrisati sadržaj ćelije ne dirajući samu ćeliju. Istu opciju dobijamo i kada selektujemo željenu ćeliju, a zatim pritisnemo Backspace taster na tastaturi. Primer je dat na sledećoj slici...

U svakodnevnom radu sa radnim sveskama koje sadrže veći broj informacija ponekad je neophodno da određene ćelije, odnosno njihov sadržaj, označimo dodatnom informacijom, odnosno porukom, koja će je pri tome dodatno opisati i pojasniti. Naime, Excel 2010 nam nudi opciju dodavanja poruka na svaku pojedinačnu ćeliju ponaosob. Da biste dodali poruku za određenu ćeliju, neophodno je kliknuti desnim klikom nad željenom ćelijom, a zatim sa padajućeg menija kliknuti na opciju Insert Comment. Nakon klika na opciju, Excel će automatski pokrenuti prozor za unos komentara. Primer je dat na sledećoj slici...

Nakon što smo uneli odgovarajući komentar u tekstualno polje poruke, dovoljno je kliknuti bilo gde na površini radne sveske ili pritisnuti taster Enter da bi poruka bila i sačuvana. Excel nam daje do znanja da za neku ćeliju postoji dodatni komentar tako što gornji desni ugao ćelije obeležava malim crvenim trouglom. Postavkom kursora miša iznad crvenog trougla Excel će automatski prikazati sadržaj samog komentara. Primer je dat na sledećoj slici...

U dodatku kreirane komentare je moguće pomerati po površini radne sveske, menjati im oblik i veličinu, i na taj način ih prilagođavati svojim trenutnim potrebama. Da bi komentar premestili na neku drugu poziciju ili editovali sadržaj komentara, neophodno je kliknuti desnim klikom nad samom ćelijom, a zatim sa padajuće liste kliknuti na opciju Edit Comment. Nakon toga Excel će omogućiti rad sa postojećim komentarom. Da bi komentar premestili na drugu poziciju dovoljno je kursor miša postaviti na okvir komentara, kliknuti levim klikom i bez otpuštanja klika pomeriti miš na željenu lokaciju na radnoj svesci. Nakon toga otpustiti klik miša. Slična procedura se dešava kada je reč i o  promeni veličine i oblika poruke, s tim da se kursor miša postavlja na označene tačke okvira. Postavljanjem miša iznad tačaka za promenu oblika i veličine kursor miša će promeniti oblik u strelice i na taj način omogućiti definisanje novog oblika i veličine komentara. Primer je dat na sledećoj slici...

Ako želimo da uklonimo komentar onda je neophodno kliknuti desnim klikom na željenu ćeliju i sa padajućeg menija kliknuti na opciju Delete Comment. Komentare je moguće učiniti i stalno vidljivim na površini radne sveske tako što ćemo kliknuti na opciju Show\Hide Comment, smeštenoj na padajućem meniju ćelije.

Sledeća svojstvo ćelija nam olakšava rad sa većim brojem informacija unetih u radnu svesku u situacijama kada se koriste tabelarni prikazi istih. Na primer, imamo tabelu koja sadrži veliki broj redova i kolona. Naš zadatak je da vršimo ažuriranje i editovanje tabele na redovnoj osnovi. Kada je reč o tabelama koje sadrže veliki broj različitih informacija koje bi trebalo uneti, vrlo lako zaboravljamo koja informacija bi trebalo biti uneta u koju kolonu. Da biste prvenstveno olakšali rad sa unosom potrebnih informacija i dodatno pravilno definisali tabele, neophodno je kreirati naslove kolona na osnovu kojih se traži unos informacija u iste. Definisanje naslova kolona nije neki naročit problem, jer je manje-više dovoljno uneti željene naslove kolona u ćelije prvog reda i posao je završen. Da li je? Primer je dat na sledećoj slici...

U datom primeru smo definisali naslove kolona, ali su prilično teško uočljivi i nepregledni. Zamislimo da je tabela sastavljena od nekoliko stotina redova, a ne od samo pet... Naslove kolona bi trebalo definisati tako da su uvek jasno uočljivi i jasni kada je reč o informaciji koju zahtevaju. Naslove iz prethodnog primera ćemo poboljšati tako što ćemo pojačati debljinu slova, postaviti pozadinu u boji, uokviriti ćelije, formatirati tekst naslova tako da bude na sredini ćelije, itd. Rezultat je dat na sledećoj slici...

Mislim da je razlika više nego uočljiva... U svakodnevnom radu sa različitim tabelarnim prikazima, bez obzira na to da li se radi o numeričkim unosima ili tekstualnim informacijama, nailazimo na situacije kada tabele i radne sveske sadrže po nekoliko desetina ili stotina redova. Pomerajući se nadole po redovima Excel automatski prilagođava radnu svesku tako što prve redove povlači nagore ili, jednostavnije rečeno, izlaze iz vidnog polja... Recimo da bi trebalo da unesemo informaciju u 526. redu u ćeliji koja je predviđena za unos cene proizvoda bez poreza, pored nje je cena u maloprodaji, sledi cena u veleprodaji, cena sa porezom, visina poreza, itd... U takvim situacijama vrlo lako se može desiti da neku informaciju unesemo u pogrešnu kolonu, odnosno ćeliju jer nam naslovi kolona koji definišu šta je gde potrebno jednostavno nisu u vidnom polju. Naravno, ovakve situacije nisu limitirane samo na naslove kolona, mogu biti primenjene bilo gde na radnoj svesci...

Excel sadrži alat koji nam omogućava da deo radne sveske „zamrznemo“ i na taj način ga učinimo stalno vidljivim na radnoj svesci, bez obzira na to koliko se redova ili kolona pomerali. Alat se naziva Freeze Panes i nalazi se na View tabu Ribon trake. Klikom na alat dobijamo tri predefinisane mogućnosti: zamrzavanje prvog reda (najčešće korišćenog za naslove kolona), zamrzavanje prethodnog reda (koristi se prema sopstvenim potrebama) i zamrzavanje prve kolone. Primer alata je dat na sledećoj slici...

Postupak “zamrzavanja“ određene kolone ili reda je vrlo jednostavan. Prva opcija Freeze Panes nam omogućava da istu primenimo prema našim trenutnim potrebama. Dovoljno je selektovati prvi sledeći red ispod reda koji želimo da bude „zamrznut“, a zatim da kliknemo na opciju Freeze Panes. Vrlo slično je i sa kolonama. Dovoljno je kliknuti na željenu kolonu, a zatim na opciju Freeze Panes. Excel 2010 će automatski izvršiti datu komandu. Primer „zamrzavanja“ reda je dat na sledećoj slici...

Kao što se vidi iz primera, „zaledili“ smo sve redove iznad reda četiri, dok se ostali redovi mogu pomerati prema potrebi koristeći scroll točkić miša ili vertikalni klizač sa desne strane prozora programa. Ono što je bitno u takvim situacijama jeste da je su tražene vrednosti ili naslovi kolona uvek vidljivi. Primer „zamrzavanja“ kolone je dat na sledećoj slici...

U datom primeru „zaledili“ smo kolonu B dok se ostale kolone mogu pomerati prema trenutnim potrebama koristeći horizontalni klizač u donjem desnom delu prozora programa. Na ovaj način uvek imamo potrebne informacije vidljive. Sledeća opcija „zamrzavanja“ je opcija Freeze Top Row, koja po automatizmu „zamzava“ prvi red radne sveske jer se pretpostavlja da će biti korišćen za naslove kolona, odnosno tabele. Opcija Freeze First Column na istin način omogućava zamrzavanje prve kolone po automatizmu. U situacijama kada nam opcija „zamrzavanja“ više nije neophodna dovoljno je da kliknemo na opciju Unfreeze Panes, koja postaje dostupna odmah nakon što je neka od opcija „zamrzavanja“ aktivirana. Primer je dat na sledećoj slici...